Musterbriefe und Vorlagen rund um die Mietkaution

Die meisten Kautionsstreitigkeiten entstehen nicht aus bösem Willen, sondern aus Schreiben, die zu vage formuliert sind: eine Rückforderung ohne Frist, eine Abrechnung ohne Einzelposten, eine Freigabe, die die Bank nicht akzeptiert.

Auf dieser Seite stehen die fünf Schreiben, die rund um die Mietkaution tatsächlich gebraucht werden — vollständig zum Abschreiben, ohne Anmeldung. Darunter folgt das ergänzende Paket mit neun allgemeinen Musterbriefen zum Mietverhältnis.

1. Aufforderung zur Rückzahlung der Mietkaution

Das wichtigste Schreiben für Mieter — und das, an dem am häufigsten etwas fehlt. Entscheidend sind drei Angaben: die Bezifferung einschließlich Zinsen, eine konkrete Frist und die Kontoverbindung. Ohne Fristsetzung tritt kein Verzug ein, und ohne Verzug gibt es keine Verzugszinsen und keine Kostenerstattung.

Der letzte Absatz ist der wirksamste Satz des Schreibens: Er zwingt den Vermieter, Abzüge zu benennen und zu belegen, statt die Kaution unkommentiert liegen zu lassen. Was er überhaupt abziehen darf, steht unter Was darf von der Kaution abgezogen werden?

2. Freigabeerklärung: Kautionssparbuch auflösen

Beim verpfändeten Sparbuch zahlt nicht der Vermieter aus — die Bank tut es, sobald die Verpfändung freigegeben ist. Dieses Schreiben richtet der Vermieter an die Bank, mit Kopie an den Mieter. Ohne es bleibt der Sperrvermerk bestehen, auch wenn sich beide Seiten längst einig sind.

Bei einem Teileinbehalt wird „vollständig frei" ersetzt durch: „Ich gebe das Guthaben in Höhe von [Betrag] EUR frei. In Höhe von [Betrag] EUR mache ich Ansprüche geltend." Den Ablauf samt der Frage, was ohne Original-Sparbuch gilt, behandelt Mietkautionskonto auflösen.

3. Kautionsabrechnung des Vermieters

Eine Abrechnung ohne Einzelposten ist angreifbar. Der Vermieter schuldet eine nachvollziehbare Aufstellung: Kautionssumme, aufgelaufene Zinsen, jede Abzugsposition einzeln, mit Beleg. Eine Pauschale wie „für Renovierung" hält im Streitfall nicht.

Zwei Fehler machen die Abrechnung angreifbar: vergessene Zinsen und der Ansatz des Neupreises statt des Zeitwerts bei Schäden. Die Tabellen dazu stehen unter Zeitwert berechnen, eine rechnende Fassung unter Kautionsabrechnung mit Excel.

4. Kautionsvereinbarung für den Mietvertrag

Steht die Kaution nicht sauber im Mietvertrag, beginnt der Streit vor dem Einzug. Diese Klausel hält die drei Punkte fest, die § 551 BGB vorgibt — und vermeidet damit genau die Formulierungen, die später unwirksam sind.

Nicht in die Vereinbarung gehören: ein Ausschluss der Ratenzahlung, ein Verzicht auf Zinsen und jede Sicherheit, die über drei Nettokaltmieten hinausgeht. Alle drei Klauseln sind nach § 551 Abs. 4 BGB unwirksam — siehe Warum keine nachteiligen Vereinbarungen zulässig sind.

5. Bestätigung über den Erhalt der Mietkaution

Kurz, aber wichtig — vor allem bei Barzahlung, wo ohne Quittung schlicht kein Nachweis existiert. Auch bei Ratenzahlung lohnt sich für jede Rate eine eigene Bestätigung.

Warum der Beleg auch für den Vermieter zählt und wie die Zahlung sonst dokumentiert wird, steht unter Die Zahlung der Mietkaution rechtssicher nachweisen.

Welche Frist gilt für welches Schreiben?

Die Sechs-Monats-Frist ist die schärfste davon: Was der Vermieter in dieser Zeit nicht geltend macht, kann er später nicht mehr von der Kaution abziehen. Ausführlich unter Wie lange darf der Vermieter die Kaution einbehalten?.

Muss ein Musterbrief per Einschreiben verschickt werden?

Vorgeschrieben ist es nicht — beweisen muss den Zugang aber derjenige, der sich auf das Schreiben beruft. Bei allem, was eine Frist auslöst (Rückforderung, Mahnung, Kündigung), ist ein Einwurf-Einschreiben oder eine Übergabe unter Zeugen deshalb das Mindeste. Für die Freigabeerklärung an die Bank genügt in der Regel der einfache Postweg oder die Übergabe durch den Mieter.

Wichtiger als der Versandweg ist die Vollständigkeit: Mietobjekt, Datum des Mietendes, Betrag, Frist, Kontoverbindung. Fehlt eines davon, muss nachgefasst werden — und die Frist beginnt von vorn.

Ergänzend: neun Musterbriefe zum Mietverhältnis

Über die Kaution hinaus deckt unser Vorlagenpaket die häufigsten Anlässe im laufenden Mietverhältnis ab — als PDF und als Word-Datei zum Anpassen.

Für Vermieter

1. Abmahnung wegen Zahlungsverzugs — Rückstände formell dokumentieren, bevor weitergehende Schritte möglich sind.
2. Fristlose Kündigung wegen laufend unpünktlicher Mietzahlungen
3. Fristlose Kündigung wegen Mietrückstands an zwei Terminen — die Voraussetzungen und den Zusammenhang mit der Kaution behandelt Mietkaution und fristlose Kündigung.
4. Betriebskostenabrechnung — relevant auch für den Nebenkosten-Einbehalt von der Kaution.
5. Wohnungsübergabeprotokoll bei Einzug
6. Wohnungsübergabeprotokoll bei Auszug — der Bezugspunkt für jede spätere Schadensposition, siehe Wohnungsübergabeprotokoll.

Für Mieter

7. Anfrage auf Erlaubnis zur Untervermietung
8. Vorschussforderung für Mängelbeseitigung
9. Aufforderung zur Mängelbeseitigung

Rechtlicher Hinweis: Die Vorlagen auf dieser Seite und im Paket dienen der Orientierung. Sie decken den Regelfall ab und ersetzen keine individuelle Rechtsberatung — bei streitigen Beträgen, ungewöhnlichen Vertragsklauseln oder laufenden Verfahren gehört der Fall in fachkundige Hände.

Weitere Vorlagen im Zusammenhang mit der Kaution: die Verpfändungserklärung, die Mietbürgschaft und die Elternbürgschaft. Den Überblick über alle Vermieterpflichten gibt Mietkaution für Vermieter.

Ulf Mayer — Herausgeber und Redaktion

Betreibt seit 2010 unabhängige Informationsportale rund um die Mietkaution und wertet dafür laufend Bankkonditionen, Anbieterbedingungen und BGH-Rechtsprechung aus.