Schritt-für-Schritt-Anleitung: Kaution korrekt abrechnen

Die Rückzahlung der Mietkaution kann für Vermieter kompliziert wirken, insbesondere wenn es um Zinsen, Nebenkosten oder eventuelle Schäden geht. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfährst du genau, wie du die Kaution korrekt abrechnest – rechtssicher und transparent.

Zusätzlich stellen wir dir ein praktisches PDF-Template „Mietkautionsabrechnung“ zur Verfügung, das man direkt nutzen oder anpassen kann.

Mietkaution prüfen und Unterlagen vorbereiten

Bevor du die Kaution abrechnest, solltest du folgende Punkte prüfen:

• Höhe der Kaution: Maximal 3 Nettokaltmieten (§ 551 BGB).
• Zahlungsnachweise: Alle Überweisungen des Mieters dokumentieren.
• Konto der Kaution: Prüfe, ob die Kaution auf einem separaten, verzinsten Konto liegt.
• Verträge und Übergabeprotokolle: Einzug und Auszug protokolliert? Eventuelle Schäden dokumentiert?

Tipp: Halte alle Unterlagen digital bereit – das erleichtert die Abrechnung und ist rechtlich sicher.

Offene Forderungen klären

Vor der Rückzahlung müssen mögliche offene Forderungen berücksichtigt werden:

• Nebenkostenabrechnungen, die noch ausstehen.
• Reparaturen oder Schäden, die der Mieter zu verantworten hat.
• Rückstände bei Mietzahlungen oder sonstigen Vereinbarungen.

Wichtig: Forderungen dürfen nur angemessen einbehalten werden. Ein pauschaler „Sicherheitsabschlag“ ist rechtlich problematisch.

Tipp: Was darf von der Kaution abgezogen werden?

Zinsen berechnen

Für Kautionen, die auf einem verzinsten Konto liegen, musst du die Zinsen korrekt berechnen:

• Zinsberechnung vom Zeitpunkt der Einzahlung bis zur Rückzahlung.
• Bei Teilzahlungen die entsprechenden Zinsen anteilig berücksichtigen.
• Bringe die Zinsen ggf. in die Abrechnung ein, damit der Mieter den Gesamtbetrag nachvollziehen kann.

Hinweis: Auch kleine Zinserträge müssen korrekt ausgewiesen werden – dies schafft Vertrauen und verhindert Streitigkeiten.

Abrechnung erstellen

Nun kannst du die eigentliche Mietkautionsabrechnung erstellen. Sie sollte transparent sein und folgende Punkte enthalten:

1. Gesamtkaution inkl. Zinsen
2. Abzüge (z. B. Nebenkosten, Schäden)
3. Restbetrag, der an den Mieter zurückgezahlt wird
4. Zahlungsdatum und Konto für Rücküberweisung
5. Hinweise zu eventuellen Rückfragen oder Beanstandungen

Um dir die Arbeit zu erleichtern, findest du unten eine fertiges Vorlage, die du direkt verwenden oder in ein PDF-Dokument umwandeln kannst.

Abrechnung übermitteln

• Sende die Abrechnung schriftlich per Post oder E-Mail.
• Füge ggf. Belege für Abzüge bei (Rechnungen, Fotos, Protokolle).
• Gib dem Mieter Zeit für Rückfragen, üblicherweise 14 Tage.

Tipp: Eine transparente und nachvollziehbare Abrechnung reduziert Konflikte und sorgt für eine schnelle Rückzahlung.

PDF-Template: Mietkautionsabrechnung (Textversion)

Du kannst diese Vorlage direkt kopieren, anpassen und als PDF speichern.

Tipp: Jetzt die Zinsen für die Mietkaution nachträglich berechnen.

Fazit

Die korrekte Abrechnung der Mietkaution ist sowohl für Vermieter als auch für Mieter wichtig, um Streitigkeiten zu vermeiden. Mit den Schritten 1–5 und der Vorlage kannst du sicherstellen, dass die Kaution transparent und rechtssicher zurückgezahlt wird.

💡 Extra-Tipp: Wer seine Abrechnung digital erstellt und Belege anhängt, zeigt Professionalität und minimiert Rückfragen erheblich.

Ulf Mayer — Herausgeber und Redaktion

Betreibt seit 2010 unabhängige Informationsportale rund um die Mietkaution und wertet dafür laufend Bankkonditionen, Anbieterbedingungen und BGH-Rechtsprechung aus.