Mietkaution abrechnen: Anleitung für Vermieter

Die Abrechnung der Mietkaution gehört zu den sensibelsten Vorgängen im Mietverhältnis. Fehler führen schnell zu Streit, Verzugszinsen oder Klagen – und in vielen Fällen scheitert der Vermieter nicht an der Sache, sondern an einer Frist oder einer unwirksamen Klausel im eigenen Mietvertrag.

Dieser Leitfaden richtet sich an Vermieter und zeigt den Ablauf einer rechtssicheren Kautionsabrechnung: welche Fristen gelten, welche Positionen tragen, wie eine belastbare Aufstellung aussieht und wo die Verjährung zur Falle wird.

Gesetzliche Grundlage: § 551 BGB

Die Mietkaution ist in § 551 BGB geregelt:

• Höchstens drei Nettokaltmieten (Abs. 1)
• Zahlung in drei Raten möglich (Abs. 2)
• Anlage getrennt vom Vermögen des Vermieters, zum Zinssatz für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist; die Zinsen stehen dem Mieter zu (Abs. 3)
• Abweichende Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters sind unwirksam (Abs. 4)

Die Kaution sichert ausschließlich berechtigte Forderungen aus dem Mietverhältnis und seiner Abwicklung – sie ist keine pauschale Sicherheit und kein Verhandlungspfand.

Wann darf die Mietkaution abgerechnet werden?

Die Abrechnung erfolgt nach Beendigung des Mietverhältnisses und Rückgabe der Wohnung. Voraussetzungen:

• Wohnung vollständig geräumt
• Sämtliche Schlüssel übergeben
• Übergabeprotokoll liegt vor
• Offene Forderungen sind geprüft und beziffert

Welche Fristen gelten?

Es gibt keine starre gesetzliche Frist – wohl aber klare Leitplanken aus der Rechtsprechung:

Beispiel: Auszug im März 2026, Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr. Die Betriebskostenabrechnung für 2026 ist erst 2027 möglich. Ein angemessener Teil der Kaution – in Höhe der zu erwartenden Nachzahlung – darf bis dahin einbehalten werden. Der Rest ist nach Ablauf der Überlegungsfrist auszuzahlen, nicht erst mit der Abrechnung.

Was darf von der Kaution einbehalten werden?

Zulässige Abzüge

✔ Offene Mietzahlungen
✔ Betriebskostennachzahlungen
✔ Schadensersatz bei Beschädigungen über die vertragsgemäße Abnutzung hinaus
✔ Nicht ausgeführte Schönheitsreparaturen – nur bei wirksamer Klausel

Nicht zulässig

✘ Normale Abnutzung (§ 538 BGB)
✘ Altersbedingter Verschleiß und Instandhaltung
✘ Unwirksame Schönheitsreparatur- und Kleinreparaturklauseln
✘ Pauschale Einbehalte ohne bezifferte Forderung
✘ Kosten der Neuvermietung und des Leerstands

Praxis-Tipp: Schäden immer dokumentieren – Fotos, Protokoll, Kostenvoranschlag. Und bei abgenutzten Bauteilen den Abzug „neu für alt" berücksichtigen: Ersetzt wird der Zeitwert, nicht der Neupreis. Ausführlich: Was darf von der Mietkaution abgezogen werden?

Schritt für Schritt: Mietkaution korrekt abrechnen

Schritt 1: Forderungen prüfen und beziffern

• Mietkonto auf offene Posten prüfen
• Übergabeprotokoll auswerten und mit dem Einzugsprotokoll abgleichen
• Kostenvoranschläge einholen, Zeitwert statt Neuwert ansetzen
• Mietvertragsklauseln auf Wirksamkeit prüfen, bevor darauf abgerechnet wird

Schritt 2: Zinsen ermitteln

Die Zinsen stehen dem Mieter zu und erhöhen die Kaution. Maßgeblich ist der jeweils übliche Zinssatz für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist – nicht der Satz bei Vertragsschluss. Typische Kautionskonten liegen derzeit zwischen etwa 0,1 % und 1,5 % p. a.; die Jahreswerte der Bundesbank-Zeitreihe stehen in der Tabelle unter Mietkaution Zinsen berechnen. Über ein langes Mietverhältnis setzt sich der Anspruch aus mehreren Zinsniveaus zusammen.

Schritt 3: Abrechnung erstellen

Eine belastbare Aufstellung nennt jede Position einzeln, mit Betrag und Beleg:

Schritt 4: Auszahlen und Restbetrag nachreichen

Den errechneten Betrag zusammen mit der Abrechnung übermitteln. Der Einbehalt für die Betriebskosten wird nach Erstellung der Abrechnung abgerechnet und der Überschuss unverzüglich nachgezahlt – dieser zweite Schritt wird häufig vergessen und ist ein klassischer Grund für Verzugszinsen.

Die Verjährungsfalle: § 548 BGB

Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren sechs Monate nach Rückgabe der Wohnung. Das ist kurz – und die Frist beginnt mit dem tatsächlichen Rückerhalt, nicht mit dem Vertragsende.

Der BGH hat die Härte 2024 entschärft: Mit Urteil vom 10.07.2024 (VIII ZR 184/23) darf der Vermieter auch mit einem bereits verjährten Schadensersatzanspruch gegen den Kautionsrückzahlungsanspruch aufrechnen, sofern die Aufrechnungslage vor Fristablauf bestand (§ 215 BGB). Begründung: Die Kaution soll dem Vermieter gerade die einfache Befriedigung durch Aufrechnung ermöglichen.

Für die Praxis heißt das trotzdem: innerhalb der sechs Monate abrechnen. Wer sich auf § 215 BGB verlässt, trägt das Risiko, die Aufrechnungslage nicht beweisen zu können – und verliert jede Möglichkeit, den Anspruch selbstständig einzuklagen, falls die Kaution nicht ausreicht.

Sonderfälle bei der Abrechnung

Teilrückzahlung

Ist nur ein Teil der Forderungen unsicher, ist der unstrittige Teil sofort auszuzahlen. Das kostet nichts und verhindert die meisten Eskalationen.

Eigentümerwechsel

Bei Verkauf der Immobilie geht die Kautionspflicht auf den neuen Eigentümer über. Die Kaution ist samt Zinsen weiterzureichen; der Voreigentümer haftet daneben weiter.

Insolvenz des Vermieters

Wurde die Kaution nicht getrennt angelegt, kann sie in die Insolvenzmasse fallen. Mieter dürfen die Kautionszahlung von der Benennung eines insolvenzfesten Kontos abhängig machen – die getrennte Anlage ist deshalb keine Formalie, sondern Voraussetzung für den Zahlungsanspruch.

Typische Fehler von Vermietern

1. Zu lange einbehalten – ohne Begründung entsteht Verzug samt Zinsen.
2. Keine getrennte Anlage – begründet ein Zurückbehaltungsrecht des Mieters an der Miete.
3. Abrechnung auf unwirksamer Klausel – die Position fällt vollständig weg.
4. Schäden nicht dokumentiert – ohne Einzugs- und Auszugsprotokoll ist der Nachweis kaum zu führen.
5. Neuwert statt Zeitwert angesetzt – der Abzug wird gekürzt, die Abrechnung insgesamt angreifbar.
6. Zinsen vergessen – sie sind Teil der Kaution, nicht ein Extra.
7. Nur eine Summe genannt – eine Abrechnung ohne Einzelpositionen und Belege ist nicht nachprüfbar.

Häufige Fragen zur Kautionsabrechnung

Muss die Kautionsabrechnung schriftlich erfolgen?

Eine gesetzliche Form ist nicht vorgeschrieben, aber jeder Einbehalt muss nachvollziehbar dargelegt werden – und das gelingt praktisch nur schriftlich. Sinnvoll ist eine Aufstellung mit Einzelpositionen, Beträgen und Belegverweisen, versandt per Einwurf-Einschreiben. Wird die Kaution vollständig ausgezahlt, genügt die Überweisung mit einem klaren Verwendungszweck.

Wie lange darf man als Vermieter die Kaution behalten?

So lange, wie eine sorgfältige Prüfung im konkreten Fall dauert – in der Regel drei bis sechs Monate. Der BGH hat ausdrücklich anerkannt, dass die Umstände des Einzelfalls auch mehr als sechs Monate rechtfertigen können, etwa bei komplexen Abrechnungen. Wer länger braucht, sollte den Grund dokumentieren und den unstrittigen Teil vorab auszahlen; das schützt zuverlässiger vor Verzug als jede Fristberechnung.

Darf man die gesamte Kaution bis zur Nebenkostenabrechnung einbehalten?

Nein. Zulässig ist der Einbehalt eines angemessenen Teils in Höhe der zu erwartenden Nachzahlung. Als Maßstab dient die letzte Abrechnung des Objekts. Lag die Nachzahlung dort bei 210 €, ist ein Einbehalt in dieser Größenordnung plausibel – die gesamte Kaution von 2.400 € zurückzuhalten ist es nicht. Der überschießende Betrag ist nach Ablauf der Überlegungsfrist auszuzahlen.

Was passiert, wenn die Kaution nicht ausreicht?

Die Kaution begrenzt die Haftung des Mieters nicht. Übersteigen die berechtigten Forderungen die hinterlegte Summe, kann der Vermieter den Rest gesondert geltend machen – für Schadensersatzansprüche allerdings nur innerhalb der sechs Monate des § 548 BGB. Nach Fristablauf bleibt nur die Aufrechnung gegen die Kaution; ein darüber hinausgehender Betrag ist dann nicht mehr durchsetzbar.

Fazit: Struktur schafft Sicherheit

Die Kautionsabrechnung ist kein Hexenwerk, verlangt aber Sorgfalt an drei Stellen: bei den Fristen, bei der Wirksamkeit der Klauseln und beim Nachweis der Positionen.

Merksätze für Vermieter:

• Kaution von Beginn an getrennt und verzinslich anlegen
• Zustand bei Einzug und Auszug dokumentieren
• Innerhalb von sechs Monaten abrechnen
• Jede Position einzeln beziffern und belegen
• Unstrittige Beträge sofort auszahlen, Einbehalte nachrechnen

Wer so vorgeht, vermeidet die Verfahren, die sonst um Beträge von wenigen hundert Euro geführt werden. Weiterführend auf mietkautionssparbuch.com:

• Vergleich von Mietkautionskonten
• Zinsrechner zur Kautionsberechnung
• Mietkautionskonto auflösen

Ulf Mayer — Herausgeber und Redaktion

Betreibt seit 2010 unabhängige Informationsportale rund um die Mietkaution und wertet dafür laufend Bankkonditionen, Anbieterbedingungen und BGH-Rechtsprechung aus.